[App Beta] My E-Mail Archiver - E-Mails als PDF automatisiert in einer (überall) Lesbaren Datenbank sichern

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Und noch mal eine neue App: My E-Mail Archiver

Die Idee dahinter ist simpel: Ich möchte meine E-Mails dauerhaft, vollständig und unabhängig vom jeweiligen Mailanbieter archivieren. Nicht in irgendeiner proprietären Datenbank, sondern als ganz normale Dateien an einem selbst gewählten Speicherort.

My E-Mail Archiver soll sich direkt mit dem Mailkonto verbinden und die vorhandene Ordnerstruktur übernehmen. Jede archivierte E-Mail wird dabei als lesbares PDF und zusätzlich als Original-EML gesichert. Anhänge werden separat mit ihrem ursprünglichen Dateinamen abgelegt. Das gesamte Archiv bleibt damit beispielsweise auch auf dem Mac ganz normal über den Finder zugänglich. Die App selbst wird zum komfortablen Werkzeug für Archivierung, Suche und Verwaltung, aber nicht zur Voraussetzung, um später noch an die eigenen Daten zu kommen.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der inkrementellen Archivierung. Nach der ersten Sicherung sollen bei weiteren Durchläufen nur noch neue E-Mails ergänzt werden. Gelöschte Nachrichten auf dem Mailserver bleiben im bereits angelegten Archiv erhalten. Zusätzlich lässt sich festlegen, welche Mailordner überhaupt gesichert werden sollen.

Auch das Thema „Müll im Archiv“ möchte ich angehen. My E-Mail Archiver soll beispielsweise Newsletter, wiederkehrende Anhänge, kleine eingebettete Grafiken und andere überflüssige Dateien erkennen und zur Bereinigung anbieten. Wichtig dabei: Es wird nicht einfach automatisch gelöscht. Der Benutzer behält die Kontrolle.

Ein Archiv kann später außerdem abgeschlossen werden. Damit lässt sich beispielsweise ein vollständiges Jahresarchiv erstellen und anschließend mit einem neuen Archiv weiterarbeiten.

Datenschutz ist dabei ein zentraler Bestandteil des Konzepts: keine Entwickler-Server, kein Tracking und keine Analyse der persönlichen E-Mails durch mich. Die Verarbeitung soll direkt auf dem Gerät stattfinden und die Archivdaten landen an dem Speicherort, den der Benutzer selbst auswählt.

Zum Start konzentriere ich mich auf iCloud Mail. Die Architektur ist aber bereits so angelegt, dass später weitere Accounts und Anbieter wie Gmail und Outlook hinzukommen können.

Version 1.0, Build 1 ist bald über TestFlight verfügbar. Dieser erste Build bildet zunächst das komplette Grundgerüst und die Benutzeroberfläche ab. Die eigentliche Mail-Engine und damit die vollständige Archivierung werden nun Schritt für Schritt implementiert. Sobald sie freigeschaltet und geprüft wurde, kann ich gerne auch hier Einladungen zu TestFlight anbieten und würde mich freuen, wenn fleißig getestet wird.

My E-Mail Archiver
Sichern. Finden. Behalten.

Die eigenen E-Mails. Das eigene Archiv. Und vor allem: die eigenen Daten.

Die App basiert auf meinem selbst entwickelten App-Template, das ich inzwischen als eine Art eigenes SDK bzw. Grundgerüst aufgebaut habe. Darin stecken bereits die grundlegende App-Struktur, Navigation, verschiedene Designs, Einstellungen, Splashscreen, Handbuch, FAQ, Changelog und weitere wiederkehrende Komponenten. Dadurch muss ich bei einer neuen App nicht jedes Mal bei null anfangen, sondern kann mich relativ schnell auf die eigentliche Funktion konzentrieren.

Das sehe ich im Prinzip ähnlich. Aber der normal User wundert sich einfach, dass sein Speicher in der iCloud zum Beispiel voll ist, weil es komplett mit E-Mails überfüllt ist. Mit meiner App kann er die E-Mails archivieren, und sie bleiben immer noch für alle anderen Clients lesbar. Auch für Windows und so weiter. Gerade Nutzer von iCloud Mail und den 5GB Free iCloud kommen da schnell an ihre Grenzen. Dazu kommt, dass in der Regel natürlich auch super viel Schrott mit gesichert wird. Kleine Bilder, die Firmen Logos sind, AGB, Widerruf als PDF und so weiter. Das kann meine App rausfiltern. Ebenso erkennt sie Newsletter, und filtert diese auch raus, dass die nicht mit gesichert werden. Das kann man alles einstellen.

So, die App wurde von Apple freigegeben. Ich suche nun auch hier Tester! Leider aktuell noch primär für das iCloud Konto. Das wird es schwer machen. Freue mich aber, wenn Jemand helfen will, denn das ist eine Echte komplexe Testszenarie. Danke!

Seit meinem ersten Beitrag hat sich bei My E-Mail Archiver einiges getan. Der erste Build war ja noch hauptsächlich das Grundgerüst und die Oberfläche. Inzwischen funktioniert auch die eigentliche Archivierung und ich bin gerade dabei, das Ganze Stück für Stück auszubauen und mit meinem eigenen Postfach zu testen.

Was inzwischen funktioniert:

• iCloud Mail ist angebunden. Die App verbindet sich direkt per IMAP mit dem Mailkonto und liest die vorhandenen Ordner ein.
• Die Ordner können einzeln ausgewählt werden. Spam und Papierkorb müssen beispielsweise nicht mit ins Archiv.
• Die E-Mails werden als PDF gespeichert. Zusätzlich kann auf Wunsch auch das unveränderte Original als EML gesichert werden. Das habe ich inzwischen optional gemacht, weil ich persönlich hauptsächlich die PDFs brauche. Anhänge können separat mit ihrem ursprünglichen Dateinamen gespeichert werden.
• Die Archivierung ist inkrementell. Beim nächsten Durchlauf erkennt die App bereits archivierte E-Mails und überspringt sie.
• Es lassen sich jetzt Zeiträume auswählen. Also beispielsweise alle E-Mails, älter als 1, 6 oder 12 Monate. Man kann aber auch gezielt ein Jahr wie 2025 oder einen Bereich wie 2020 bis 2025 archivieren.
• Während der Archivierung gibt es eine Fortschrittsanzeige. Man sieht, welcher Ordner gerade bearbeitet wird und wie weit die Archivierung ist. Der Vorgang kann auch kontrolliert abgebrochen werden.
• Fehler werden protokolliert. Genau das ist beim Testen nämlich schon passiert: Eine einzelne E-Mail ließ sich nicht lesen. Statt nur irgendeinen IMAP-Fehler anzuzeigen, bekommt die App deshalb jetzt ein richtiges Diagnoseprotokoll mit Fehlercode, Ordner, UID und technischer Ursache. Eine einzelne defekte oder problematische Mail soll außerdem nicht die komplette Archivierung stoppen.
• Archiv prüfen, Archiv abschließen und Diagnose sind inzwischen in einem eigenen Bereich „Werkzeuge“ untergebracht.

Neu ist auch die Möglichkeit, ein großes Postfach nicht auf einmal archivieren zu müssen. Wer beispielsweise Mails seit 2010 im Konto hat, kann erst 2020 sichern, danach 2021 usw. Bereits archivierte Nachrichten werden dabei nicht noch einmal angelegt.

Auch iPhone und iPad sollen auf dasselbe Archiv zugreifen können. Wenn auf beiden Geräten dasselbe Mailkonto und derselbe Archivordner verwendet werden, soll man beispielsweise auf dem iPhone archivieren und später auf dem iPad weitermachen können. Dafür muss ich die Synchronisation des Archivindexes und den Schutz vor zwei gleichzeitig laufenden Archivierungen noch entsprechend absichern.

Die Oberfläche hat sich nebenbei ebenfalls weiterentwickelt. Auf dem iPhone gibt es inzwischen die drei Bereiche Archiv, Suche und Werkzeuge, auf dem iPad eine entsprechende Desktopansicht. Die Auswahl des Archivzeitraums sitzt direkt bei der Archivierung, damit man dafür nicht jedes Mal durch die Einstellungen muss.

Aktuell bin ich bei Build 14. Es ist also inzwischen deutlich mehr als nur das Grundgerüst aus Build 1. Jetzt geht es vor allem darum, die Mail-Engine mit möglichst vielen unterschiedlichen Mails, Anhängen und Ordnerstrukturen zu testen und die Fehlerfälle zu finden, die man vorher schlicht nicht vorhersehen kann.

Das ursprüngliche Prinzip bleibt dabei unverändert: Die App soll beim Archivieren helfen, aber das Archiv selbst gehört nicht der App. Es sind normale Dateien in einem selbst gewählten Ordner, auf die man beispielsweise am Mac auch ganz normal über den Finder zugreifen kann.

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Ich hatte damals von einer Entwicklerin, die bei AT war, Mailarchiver X aus dem Mac-Appstore gekauft und ewig genutzt.. Irgendwann hat sie dann angefangen, jedes Jahr eine neue Version zu bringen, auf die man kostenpflichtig Upgrade kann.

Angefangen hat das Ganze mit einem recht einfachen Problem: Über die Jahre sammeln sich tausende E-Mails an und irgendwann möchte man einen Teil davon zwar nicht mehr auf dem Mailserver haben, aber eben auch nicht einfach löschen.

Ich hatte mit Mailarchiver X meine E-Mails auf meine NAS in einen Ordner archivieren lassen. Hat gut funktioniert, aber ich hatte wenig Einfluss auf die ganze Datenbankstruktur.

Natürlich kann man E-Mails irgendwie exportieren oder sichern. Ich wollte aber ein Archiv, das nicht wieder von irgendeiner App oder Datenbank abhängig ist. Daraus ist My E-Mail Archiver entstanden.

Da ich das aber auch zudem universell machen wollte (iPhone, iPad, Mac), ist dann aus der Idee, einfach die Mail als PDF weg zu sichern, jetzt das hier entstanden.

Die App holt die E-Mails direkt vom Mailserver und speichert sie in einem frei gewählten Ordner, zum Beispiel im iCloud Drive. Das Ergebnis sind ganz normale Dateien, die sich auch im Finder öffnen, kopieren und zusätzlich sichern lassen.

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Die Startseite: Mailkonto, Archivziel und Archivierung an einem Ort.

Das Archiv bleibt unabhängig von der App

Die vorhandene Ordnerstruktur des Mailaccounts bleibt erhalten. Jede E-Mail wird als lesbares PDF archiviert. Wer möchte, kann zusätzlich die originale EML-Datei speichern. Anhänge lassen sich ebenfalls separat ablegen.

PDF ist für mich dabei das wichtigste Format. Selbst wenn es My E-Mail Archiver irgendwann nicht mehr geben sollte, kann ich mein Archiv weiterhin ganz normal öffnen. Anhänge der einzelnen E-Mails werden direkt bei der E-Mail gesichert.

Nicht einfach alles auf einmal

Gerade bei einem alten Postfach wollte ich nicht gezwungen sein, sofort sämtliche E-Mails seit Anbeginn der Zeit zu archivieren. Deshalb lässt sich ziemlich genau festlegen, welcher Zeitraum gesichert werden soll.

Alle E-Mails, einzelne Altersgrenzen, ein bestimmtes Jahr oder ein kompletter Jahreszeitraum.

Bei einem großen Postfach kann ich also zum Beispiel erst ältere Jahre archivieren und später mit den aktuellen Jahren weitermachen. Bereits archivierte E-Mails erkennt die App und überspringt sie bei späteren Durchläufen.

Während der Archivierung

Bei größeren Archiven kann der erste Durchlauf durchaus eine Weile dauern. Die App arbeitet sich durch die ausgewählten Mailordner, lädt die Nachrichten und Anhänge und legt alles in der entsprechenden Archivstruktur ab.

Währenddessen zeigt sie den aktuellen Ordner, die gerade bearbeitete E-Mail, den Fortschritt und eine geschätzte Restzeit. Der Bildschirm bleibt während der Archivierung aktiv und wird danach wieder für die normale automatische Sperre freigegeben. Man kann abbrechen, und es wird ein anderes Mal genau an der abgebrochenen Stelle fortgesetzt.

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Beispiel einer laufenden Archivierung. Die Darstellung entspricht dem Fortschrittsbereich der App.

Was wurde tatsächlich gesichert?

Nach jedem Lauf gibt es eine Zusammenfassung. Dort sehe ich, wie viele E-Mails archiviert wurden, ob etwas fehlgeschlagen ist, wie viele Anhänge gespeichert und wie viele Mailordner verarbeitet wurden. Dazu kommen Zeitraum, Laufzeit und der Status der serverseitigen Verarbeitung.

Gab es Fehler, bleiben sie nachvollziehbar und können erneut bearbeitet werden. Erst wenn die Sicherung vollständig ist, geht es mit den nächsten Schritten weiter. Die E-Mails können auf dem Mailserver bleiben oder nach einer erneuten Prüfung gezielt entfernt werden. Automatisch gelöscht wird grundsätzlich nichts.

Archiv bereinigen

Beim Testen kam ziemlich schnell die nächste Frage auf: Wenn ich schon ein lokales Archiv mit tausenden E-Mails und Anhängen habe, warum soll ich dort jeden überflüssigen Newsletter, jedes kleine Tracking-Bild und wiederkehrende Standarddokument für immer mitschleppen?

Die Bereinigung analysiert das Archiv deshalb auf Newsletter, kleine Bilder und typische Tracking-Dateien, besonders große Dateien, AGB, Widerrufsbelehrungen, Datenschutzdokumente und andere wiederkehrende Standarddokumente.

Die Analyse verändert zunächst überhaupt nichts. Danach kann ich ganze Kategorien oder einzelne Treffer auswählen und selbst entscheiden, ob sie gelöscht oder zunächst in einen anderen Ordner verschoben werden.

Aus Archivieren wurde Archivpflege

Mit Build 34 ist ein Bereich dazugekommen, den ich anfangs überhaupt nicht auf dem Schirm hatte. Ein Archiv soll schließlich nicht nur heute funktionieren. Wenn dort irgendwann viele Jahre E-Mail-Historie liegen, möchte ich auch feststellen können, ob damit noch alles in Ordnung ist.

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Archivpflege mit Gesundheitscheck, Speicherübersicht, Archivbericht und Wiederherstellungsfunktionen.

Der Gesundheitscheck arbeitet mit SHA-256-Prüfsummen. Damit kann die App später erkennen, wenn archivierte Dateien fehlen oder nachträglich verändert wurden. Für ältere Archive kann beim ersten Check eine entsprechende Prüfbasis angelegt werden.

Im selben Bereich sehe ich direkt, wie viel Speicher das Archiv tatsächlich benötigt und wie sich dieser auf PDFs, EML-Dateien und Anhänge verteilt. Die größten Dateien lassen sich ebenfalls anzeigen.

Ein kaputter Index bedeutet nicht gleich ein kaputtes Archiv

Der Index soll beim Suchen und Verwalten helfen, aber das eigentliche Archiv darf davon nicht abhängig sein. Deshalb kann My E-Mail Archiver den Index bei Bedarf aus den tatsächlich vorhandenen PDF- und EML-Dateien wieder aufbauen.

Fehlt eine archivierte Datei oder wurde sie beschädigt und die ursprüngliche E-Mail ist noch auf dem Mailserver vorhanden, kann die App versuchen, sie erneut aus dem Original herzustellen.

Archivbericht als PDF

Für ein Archiv kann zusätzlich ein eigener Archivbericht erstellt werden. Darin stehen Zeitraum, Umfang, Speicherbelegung und Integritätsstatus. Außerdem enthält der Bericht den SHA-256-Wert des Indexes. Gerade bei einem Archiv, das über Jahre erhalten bleiben soll, finde ich so eine zusätzliche Dokumentation sinnvoll.

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Beispielansicht eines Archivberichts auf dem iPhone.

EML bleibt keine Einbahnstraße

Wer beim Archivieren zusätzlich die originale EML-Datei speichert, kann eine archivierte Nachricht später wieder auf den Mailserver übertragen. Damit alte Nachrichten nicht einfach zwischen den normalen E-Mails auftauchen, landen sie getrennt unter „My E-Mail Archiver Wiederhergestellt“.

Suche im Archiv

Ein Archiv mit tausenden E-Mails bringt wenig, wenn man darin nichts wiederfindet. Die Suche berücksichtigt deshalb nicht nur Absender, Betreff und die gespeicherten Archivinformationen. Inzwischen kann auch der Inhalt der archivierten PDFs und EML-Dateien durchsucht werden. Der dafür benötigte Suchindex wird lokal erstellt.

Keine zusätzliche Cloud hinter der Cloud

Das war von Anfang an eine der wichtigsten Vorgaben für die App. Meine E-Mails sollen nicht erst über irgendeinen Server von mir laufen, nur damit sie archiviert werden können.

Die Verbindung erfolgt direkt zwischen dem Gerät und dem Mailserver. Die Verarbeitung findet lokal statt und das Archiv landet direkt am vom Nutzer ausgewählten Speicherort. Es gibt keinen danpire.lab-Server, der E-Mail-Inhalte verarbeitet, kein Tracking der E-Mail-Inhalte und keine externe KI, die das Postfach analysiert.

Und vor allem bleibt das Ergebnis ein ganz normales Archiv aus Dateien. Ich kann die PDFs im Finder öffnen, Anhänge kopieren, den gesamten Ordner zusätzlich sichern oder das Archiv irgendwann auf eine andere Festplatte verschieben.